Value for Money

By May 22, 2018 Article, Business, Management

Value for Money: Alat ukur keberhasilan pengadaan barang/jasa

Indikator Kinerja Pengadaan: Rules-based atau Mission-based?

Saat kita ingin mengetahui seberapa baik kah pengelolaan pengadaan barang/jasa di sebuah organisasi, tolok ukur keberhasilan yang digunakan harus disepakati dahulu. Dulu, banyak organisasi menerapkan tolok ukur keberhasilan pengadaan berbasis aturan (rule-based). Indikator kinerja Rules-based fokus pada pelaksana proses pengadaan dan memastikan kepatuhan pada aturan yang berlaku. Namun saat ini tolok ukur indikator kinerja tersebut dirasakan tidak mencukupi, dimana semakin banyak organisasi mengukur keberhasilan pengadaan berbasis tujuan (mission-based). Indikator kinerja berbasis mission-based memudahkan pengukuran value for money dalam pengadaan.

Value for Money Melebihi Kepatuhan Proses

Belakangan ini banyak pihak ingin melihat bagaimana pengelolaan pengadaan barang/jasa bisa dikatakan baik atau tidak. Saat patuh pada aturan digunakan sebagai ukuran keberhasilan maka kita melihat hasil audit kepatuhan proses pengadaan (compliance assessment). Saat kita ingin menilai kinerja pengadaan lebih dari sekedar patuh pada aturan kita melihat keluaran dan hasil (outputs and outcomes) dari kegiatan pengadaan. Disinilah pengadaan publik mengenal sebuah pengukuran yang disebut value for money yang sejatinya melebihi dari sekedar kepatuhan proses.

Mengukur Value for Money (Keseimbangan 3E)

Untuk mencapai value for money kita menyeimbangkan 3 aspek pengukuran: (i) ekonomis, (ii) efisien dan (iii) efektif atau “3E.”

Pengadaan yang ekonomis didapat melalui perencanaan kebutuhan yang meminimalkan penggunaan sumber daya dan menurunkan biaya barang dan jasa secara keseluruhan. Sebagai contoh adalah penetapan spesifikasi bahan hemat energi. Pemakaian teknologi yang memiliki umur ekonomis lebih panjang juga kerap digunakan. Penggunaan tenaga kerja lokal untuk meminimalkan biaya mobilisasi juga merupakan pendekatan yang bersifat ekonomis.

Pengadaan yang efisien adalah pengadaan yang memfasilitasi terciptanya optimalisasi sumber daya. Optimalisasi baik dalam proses pengadaannya sendiri maupun dalam penyediaan barang/jasa yang diperlukan. Optimalisasi sumber daya direalisasikan untuk menghasilkan hasil/output yang lebih besar dengan menggunakan input yang sama. Artinya untuk menghasilkan output yang sama dengan menggunakan sumber daya/input yang lebih kecil/hemat. Sebagai contoh: tim pengadaan yang sama memproses kegiatan pengadaan lebih besar dan lebih cepat melalui teknologi dan strategi pengadaan yang tepat (misalnya konsolidasi paket pengadaan, penggunaan ecatalog, dsb.). Contoh lain adalah misalnya memperkuat kolaborasi antara pengguna dan penyedia dalam proses perencanaan agar kegiatan konstruksi bangunan bisa lebih cepat dengan biaya lebih rendah.

Pengadaan yang efektif dapat diperoleh melalui pemanfaatan optimal barang/jasa yang akan atau yang sudah dibeli. Meningkatkan efektifitas pengadaan dapat dilakukan melalui perencanaan kebutuhan yang lebih akurat (tidak membeli yang tidak diperlukan) atau melalui optimalisasi pemanfaatan barang/jasa yang sudah dibeli (misal dengan memperpanjang umur ekonomis peralatan yang dibeli dengan pemeliharaan yang baik). Efektifitas pengadaan juga bisa dilihat dari keselarasan target pengadaan dengan target organisasi secara keseluruhan.

Value for money didapat jika diperoleh keseimbangan dari tiga indikator kinerja di atas, ekonomis, efisien dan efektif.

 

Minggu, 23 Juli 2017

Ditulis oleh Sonny Sumarsono, PMP

Image courtesy of businessenvironmentreform.co.uk

2 Comments

Leave a Reply