PROACTIVE vs REACTIVE Procurement

Fungsi Pengadaan yang lebih Strategis

Dalam beberapa tahun terakhir, semakin banyak orang berbicara mengenai pengadaan barang/jasa. Pengadaan jadi tematik karena perusahaan maupun instansi pemerintah mulai menyadari bahwa peran pengadaan semakin strategis. Ini terlihat dari dampak kegiatan pengadaan semakin terasa mempengaruhi keuntungan perusahaan dan penciptaan nilai tambah (value for money) dalam pengadaan pemerintah. Bahkan di banyak perusahaan multinasional, mereka membuat inisiatif strategis di lingkup pengadaan untuk meningkatkan profit perusahaan. Ini mentrasnformasikan fungsi pengadaan menjadi pengadaan proaktif dari pengadaan reaktif.

Pertanyaannya seperti apakah pengadaan yang lebih strategis itu?

Dalam tulisan ini penulis ingin berbagi salah satu bentuk dari fungsi pengadaan yang strategis yaitu pengadaan yang proaktif. Yang paling mudah untuk melihat pengadaan yang proaktif seperti apa adalah dengan membandingkannya dengan pengadaan yang reaktif.

Pengadaan di kebanyakan lingkungan pemerintahan dan BUMN masih bersifat reaktif karena masih berfokus pada proses pemilihan vendor/penyedia yang mencari harga terendah melalui serangkaian prosedur yang panjang. Beberapa inisiatif strategis di lingkungan pemerintahan dengan memperkenalkan pengadaan berbasis katalog yang lebih sederhana adalah contoh upaya keluar dari kondisi pengadaan yang reaktif. Masih perlu dikembangkan metoda pengadaan lainnya karena kondisi saat ini tetap saja masih berfokus pada pembelian – bukan investasi.

Pengadaan Proaktif vs Pengadaan Reaktif

Beberapa ciri-ciri pengadaan yang reaktif dapat terlihat dari alokasi sumber daya dan upaya yang minimal di sisi perencanaan. Lebih banyak aktifitas dan energi yang diperlukan untuk melakukan eksekusi pengadaan juga ciri-ciri pengadaan reaktif. Kegiatan perencanaan pengadaan sangat minimal bahkan menetapkan kebutuhan hanya berbasis data kebutuhan tahun lalu tanpa melihat proyeksi dari strategi ke depan. Proses estimasi dan penganggaran biaya juga sangat sederhana dan dilakukan berbasis data tahun sebelumnya. Akibat perencanaan yang sederhana seringkali berdampak pada eksekusi pengadaan yang tidak efektif. Proses kaji ulang kebutuhan pun menjadi terlalu lama. Penawaran yang terbaik dari pasar pun sulit didapatkan. Bahkan, jika sudah menjadi kontrak akan muncul banyak perubahan dalam eksekusi kontrak sehingga hasil akhir kurang maksimal.

Berlawanan dengan pengadaan reaktif, ciri-ciri pengadaan yang proaktif dapat terlihat dari mayoritas alokasi sumber daya di kegiatan hulu. Kegiatan hulu pengadaan meliputi perencanaan kebutuhan, estimasi biaya dan perencanaan pemilihan penyedia. Bahkan dalam perencanaan kebutuhan barang/jasa dipertimbangkan pula kebutuhan strategi ke depan. kebutuhan strategi kedepan didukung oleh pertimbangan dari analisa kebutuhan masa lalu, kemampuan pasar, tren teknologi, ketersediaan barang/jasa dan analisis kinerja penyedia.

Memang akibatnya kegiatan perencanaan menjadi lebih masif. Namun, dampaknya dapat menyederhanakan kegiatan eksekusi pengadaan yang relatif standar dan menggunakan teknologi (eProcurement, eCatalog, dsb.). Sehingga fokus evaluasi kinerja pengadaan bergeser dari sekedar mencari harga terendah di pasar menjadi mendapatkan penurunan biaya dan menciptakan manfaat / nilai tambah yang maksimal dari kegiatan pengadaan barang dan jasa.

Pengadaan Sebagai Instrumen Investasi

Pengadaan yang reaktif umumnya terjadi di organisasi yang melihat pengadaan sebagai alat untuk belanja. Pengadaan sebagai alat belanja memiliki pola pikir membelanjakan anggaran semaksimal mungkin dengan indikator kinerja penyerapan anggaran saja. Sementara pengadaan yang proaktif umumnya terjadi di organisasi yang melihat pengadaan sebagai instrumen investasi. Pola pikir proaktif ini fokus melihat manfaat dari barang/jasa yang dibeli. Di lingkungan usaha swasta dikenal indikator kinerja ROI (return on investment) sementara di lingkungan pemerintahan sering disebut dengan value for money sebagai bentuk pertanggungjawaban publik.

Sudah seberapa proaktif kah pengadaan di tempat Anda saat ini ?

 

Dibuat: Kamis, 11 Mei 2017

Ditulis oleh Sonny Sumarsono, PMP

Image courtesy of salesforce.com

Leave a Reply